Jaarvergadering 2019

NOTULEN JAARVERGADERING 13 MAART 2019

Aanwezig: 15  leden;
8 afmeldingen.

1.       Opening

Opening wordt gedaan door Bram Wijnen, die de rol van voorzitter vervult.  Alle aanwezigen hebben de presentielijst ingevuld.

2.       Eventuele aanvullende agendapunten van leden en/of bestuur

Er zijn geen aanvullende agendapunten binnengekomen voor de jaarvergadering.  Er zijn geen nieuwe punten tijdens de vergadering genoemd.

3.       Goedkeuring notulen van de vorige vergadering

Op de notulen van vorig jaar van 28 maart 2018 zijn zonder op- of aanmerkingen; de notulen worden goedgekeurd. De vragen van de vorige keer zijn nog een keer doorgenomen

 4.       Verslagen commissies

De verschillende verslagen van de diverse commissies hangen ter info op het mededelingenbord in de kantine. De verslagen worden doorgenomen en een aantal zaken worden door de commissies toegelicht. Onderstaand is een samenvatting van de verslagen.

Algemeen verslag

Er is geen algemeen verslag jaarverslag. In verband met de subsidie die TVSE jaarlijks krijgt van de gemeente kan gezegd worden dat die onder andere werd gebaseerd op het aantal jeugdleden. Dat vormde zowel voor ons als andere verenigingen rondom Someren een probleem, omdat er bijna geen jeugdleden meer zijn. Wij en andere verenigingen rondom Someren zijn daarom in gesprek met de gemeente om de subsidie op een andere manier in te richten. De gemeente heeft een voorstel gedaan om de subsidie op andere gronden te bepalen, waardoor verenigingen geen financieel gevaar lopen.

Technische commissies

Het jaarlijkse snerttoernooi en dubbelkampioenschappen zijn goed verlopen. Volgende jaar komen er  hopelijk meer aanmeldingen. De wintermix was op de vrijdag gezet, maar er zijn veel afmeldingen geweest. Komend jaar gaan we proberen dit weer op de donderdagavond te organiseren.

De meeste TC leden zijn gestopt, omdat er heel veel  afmeldingen zijn geweest tijdens activiteiten, waardoor het lastig is om gemotiveerd te blijven om activiteiten te organiseren.

Allen: kunnen we proberen om meer jongere mensen aan te laten melden bij de TC, zodat ze ook meer mensen meenemen naar de te organiseren activiteiten.

En proberen om per activiteit meer personen te regelen die eens per jaar een activiteit willen helpen organiseren, zodat het niet altijd op dezelfde personen neerkomt. Dan zouden mensen misschien meer interesse hebben om iets te organiseren. Als je bijvoorbeeld groepjes kan vragen om iets te regelen.

Rachel wil Aad en Anja wel meehelpen om mensen te zoeken om bij activiteiten te komen helpen.

En Elvira en Sandra zouden een collega toernooi  willen organiseren.

Jeugdcommissie

Dit jaar is er geen verslag van de jeugdcommissie. Er zijn geen jeugdleden meer.  Het voorstel is om met het bestuur en TC een activiteit op te zetten, in samenwerking met de trainers.

Onderhouds-  en kantine commissie

Het gaat goed met de indeling van de kantinecommissie. Er is een ledencommissie voor advies bij de renovatie cq. modernisering van het clubgebouw opgericht.

Joke blijft poetsen. Sandra blijft de kantinediensten inregelen.  Jan is samen met Leon verantwoordelijk blijven voor de inkoop. We zijn blij met de tijd die iedereen hier in stopt.

De gemeente is gelukkig bereid om te investeren in onze tennisvereniging.

VCL

Zie het verslag over de competitie. Verder is er veel veranderd in de reglementen van de KNLTB.

Ik verzoek iedereen dan ook om dit goed te lezen. Het hangt in de kantine en zal nog worden verstrekt aan de teamcaptains. Wat vooral belangrijk is dat je voorafgaande aan de wedstrijd opzoekt wat de actuele ranking is van iedere speler die de wedstrijden meedoet. Er zijn nog wedstrijdformulieren (op een blok in de vergader ruimte) voor alle teams, maar men moet nu direct na de wedstrijden de uitslagen digitaal (via mobiel of laptop) doorgeven aan de KNLTB.

Voor alle dubbel wedstrijden geldt dat er geen derde set wordt gespeeld, maar een super tiebreak.

5.       Verslag kascommissie + kiezen nieuwe kascommissie

Vorig jaar is als kascommissie is gekozen Piet Leenders en Jan Briels. Omdat Piet Leenders nu twee keer is geweest, zal hij volgend jaar worden vervangen door Bram Wijnen.

De kascommissie voor volgend jaar is dus:  Jan Briels en Bram Wijnen.

6.       Financieel verslag

Afname van balanstotaal door negatief resultaat over 2018. Negatief resultaat is gevolg van daling van kantineopbrengsten ten opzichte van voorgaand jaar. Ook de kantinekosten dalen maar niet voldoende om marge gelijk te houden.

De kosten voor elektra zijn flink gestegen ten opzichte van voorgaand jaar, dit betreft een actiepunt van het bestuur. We zullen de energieprijzen van andere leveranciers gaan vergelijken. 
In 2018 is geïnvesteerd in een nieuwe geluidsinstallatie in de kantine. De kosten hiervan komen de komende vijf jaar ten laste van het resultaat.

Plannen voor 2019

Verbouwing natte ruimtes : de gemeente neemt deze kosten op zich.

Verbouwing dakkapel/kantine : kosten voor TVSE, bouwcommissie maakt onderhoudsplan.

Om komende jaren toch een positief resultaat te laten zien zullen we prijsverhogingen door moeten voeren. Kantineprijzen zullen verhoogd moeten worden (BTW stijging van 3% is nog niet verwerkt). Vanaf 2020 zal wellicht ook de contributie verhoogd moeten worden.

Voorstel: indien een groep op een avond gebruik wil maken van de kantine is dat mogelijk. Daar moeten wel afspraken over gemaakt. Men wil graag richtlijnen opstellen voor openstelling van de kantine zonder kantinedienst. En dit willen we communiceren aan de leden, aanmelden bij het bestuur indien je de kantine op een avond graag open wilt hebben.

7.       Pauze

8.       Plannen, ontwikkelingen en begroting 2018, inclusief uitgangspunten

Zie ook verbouwingscommissie.

9.       Ontwikkelingen bestuur en commissies

Bram Wijnen is aftredend als bestuurslid en niet herkiesbaar. Hij gaat naast andere activiteiten een stichting opzetten om mensen met beperkingen aan een baan te helpen.

De vraag wordt gesteld of het kan zijn dat mensen niet op de vergadering komen, omdat men de druk voelt om als vrijwilliger aan te melden bij de vereniging. Het lijkt er meer op dat iedereen het gewoon erg druk heeft en daarom een jaarvergadering bv. overslaat.

Adrie Martens is aftredend als bestuurslid en herkiesbaar. Hij is unaniem herkozen als bestuurslid.

De vertrekkende leden van de TC en het bestuur krijgen allen een cadeau ter afscheid.

 10.   Stand van zaken verbouwing kleedruimtes, douches en kantine

De verbouwing van de doucheruimtes  is de verantwoording van de gemeente. We lopen daardoor geen risico, financieel en technisch.  Daar wordt in 2019 mee begonnen. Daarnaast wordt de koepel vervangen en de kantine vernieuwd. Daarvoor moet de bandbreedte bepaald worden. De bouwcommissie heeft nog niet het programma van wensen/eisen vastgesteld.

Daarvoor dient ook een budget vastgesteld worden, dat bepaalt mede of er kozijnen komen met een plat dak er op of een simpeler uitvoering.  Wat vind men dan belangrijker, de buitenkant (want als dat niet goed is, dan heb je geen veilig gebouw) of de binnenkant.

Stap 1 is een plan maken van wat er de komende vijf tot tien jaar moet gebeuren. 

Wanneer je dat weet en de begroting kent, dan kan je prioriteren wat je eerst moet doen en dan een meerjarenplan te maken. Zoek bouwkundigen die er verstand van hebben en laat bepalen wat er nodig is om het gebouw op te knappen. De volgende vragen moeten gesteld worden:

-  Wat moet functioneel gebeuren?
-  Wat hebben we dan nog over om de aankleding van de kantine te verzorgen.

Er moet eerst een meerjarenplan vastgesteld worden en dan moet uitgezocht worden wat het in totaal gaat kosten. Dan wordt bepaald wat de vereniging beschikbaar wil stellen.

Het besluit is genomen om iemand aan te stellen die een lijst kan maken met wat minimaal nodig is. En wordt bepaald wat het gaat kosten. Wat dan bovenaan de lijst komt te staan (prioriteit 1) kan zonder toestemming van de leden worden uitgevoerd. Over de overige punten wordt een extra ledenvergadering

11.   Rondvraag

Patrick: komen er nieuwe masten als er nieuwe ledlampen komen? Nee.
Piet: complimenten voor de onderhoudscommissie dat het park er mooi bij ligt, ook voor Henk van de Voort.

12.   Sluiting

3w Media